Hantering av personuppgifter och arkivering

I den här policyn finns information om hur Birka folkhögskola behandlar personuppgifter som skolan samlar in.

Birka folkhögskola behandlar personuppgifter för att kunna administrera ansökningar och för att verksamheten ska fungera. Personuppgifterna hanteras enligt Allmänna dataskyddsförordningen. Till personuppgifter räknas information som direkt eller indirekt kan kopplas till en nu levande person. Birka folkhögskola är personuppgiftsansvarig och ansvarar för hanteringen av uppgifterna.

Rättslig grund för hantering av personuppgifter

De lagar som styr hur Birka får samla in och hantera personuppgifter finns i Dataskyddsförordningen. Där finns regler för hur man ska hantera personuppgifter när det gäller avtal, intresseavvägning, uppgift av allmänt intresse, samt lag- och myndighetskrav. All behandling av personuppgifter på Birka ska göras för att fylla ett syfte. Bara de personuppgifter som är nödvändiga för det syftet ska hanteras.

Syftet med personuppgiftshantering

Birka folkhögskola hanterar främst personuppgifter för studerande, anställda, deltagare i kortare kurs, arbetssökande eller personer som av annan anledning kontaktat eller samarbetar med Birka folkhögskola. Personuppgifterna behandlas för att Birka folkhögskola skall kunna fullgöra sina uppdrag och åtaganden.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vilken information som behandlas kan variera utifrån syftet med behandlingen/insamlingen men det kan ofta vara en eller flera av de här:

• Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa någons identitet, eller för att samordna uppgifter mellan system, dvs att säkerställa att samma information finns på olika platser.
• Bankuppgifter och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
• Information om dina studier vid Birka folkhögskola.
• Information om hur våra webbplatser används, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.
• Information vid deltagande i evenemang eller kurser.
• Personuppgifter som behövs vid anställning eller ansökan om tjänst.

Lagring av personuppgifter

På Birka folkhögskola har vi de här rutinerna när det gäller arkivering av handlingar som rör?kursverksamheten:

Ansökningshandlingar med bilagor sparas i Schoolsoft i?2 år.

Avtal gällande närvaro-, drog- och IT policy samt hyresavtal: Arkiveras under respektive deltagares studietid/boendetid.

Kursintyg, behörighetsintyg samt studieomdömen: Arkiveras för all framtid.

Minnesanteckningar från kursråd:  2 år

Minnesanteckningar från boenderåd: 2 år

Hälsodeklaration: Arkiveras till och med december det året du avslutar dina studier.

Vilka kan komma att hantera dina personuppgifter?

Personuppgifterna behandlas av Birka folkhögskola samt av våra leverantörer av administrativa tjänster så som Schoolsoft.

Dina rättigheter

Du har alltid rätt att få ett utdrag med de personuppgifter vi har om dig, och få dem rättade om något är fel. Om du avslutat din utbildning och uppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlades in för har du även rätt att få dem raderade. Önskar du att kontakta skolan angående dina personuppgifter gör du det genom att e-posta info@birkafolkhogskola.se.

Dataskyddsombud

Den som vill ställa frågor kring Birka folkhögskolas hantering av personuppgifter kan vända sig till Elin Eriksson.